Falsche Reisekostenabrechnungen können zu Stress und Zeitverlust führen – sei es durch fehlende Belege, falsch angewendete Pauschalen oder unklare Vorgaben. Um dies zu vermeiden, ist eine korrekte Reisekostenabrechnung entscheidend.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Reisekosten berechnen, was Sie dabei beachten müssen und wie Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen.
Eine Reisekostenabrechnung ist eine Auflistung aller Kosten, die einem Unternehmen auf einer Geschäftsreise entstanden sind. Zu den Reisekosten in Österreich zählen:
In Österreich handelt es sich um eine Dienstreise, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:
Typische Beispiele für Dienstreisen sind:
Termine mit Kund:innen in einer anderen Stadt
Besuche von Messen
Teilnahme an Schulungen oder Fortbildungen
Besuch anderer Standorte eines Unternehmens
In einer Reisekostenabrechnung können folgende Reisekosten geltend gemacht werden:
Fahrtkosten umfassen alle Ausgaben auf einer Dienstreise, die durch die Verwendung von Verkehrsmittel entstehen. Folgende Fahrtkosten sind absetzbar:
So berechnen Sie das Kilometergeld
In Österreich beträgt das Kilometergeld pro gefahrenen Kilometer für den PKW 0,42 Euro, für das Motorrad 0,24 Euro und für das Fahrrad 0,38 Euro. Ein zusätzlicher Zuschlag von 0,05 Euro kann für Mitfahrende geltend gemacht werden.
Hinweis: Mit dem Kilometergeld sind während einer betrieblich veranlassten Reise alle Kosten rund um das Fahrzeug abgegolten, wie Treibstoff, Vignette, Park- und Mautgebühren, Service und Reparaturen etc.
Pro Jahr können höchstens 30.000 Kilometer oder 12.600 Euro bei einem Kraftfahrzeug abgesetzt werden. Bei Fahrrädern liegt die Grenze bei maximal 1.500 Kilometer oder 570 Euro pro Jahr. (Hinweis: Die Obergrenze bei Fahrrädern wird mit 01. Januar 2025 auf 3.000 Kilometer pro Jahr angehoben.)
Um das Kilometergeld als Arbeitnehmer:in steuerlich abzusetzen, ist es erforderlich, ein Fahrtenbuch zu führen. Dieses muss Informationen wie Zweck der Dienstreise, Datum der Fahrt, Zahl der gefahrenen Kilometer oder Ausgangs- und Zielpunkt der Reise enthalten.
Achtung: Mit 01. Januar 2025 wird das Kilometergeld angehoben. In folgender Tabelle finden Sie eine Übersicht über die Anpassung.
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Fahrzeug |
Kilometergeld ab 01.01.2025 |
Kilometergeld bis 31.12.2024 |
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PKW |
0,50 Euro |
0,42 Euro |
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Motorrad |
0,50 Euro |
0,24 Euro |
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Mitfahrende |
0,15 Euro |
0,05 Euro |
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Fahrrad und E-Bike |
0,50 Euro |
0,38 Euro |
Taggelder bzw. Tagesgelder (Diäten) dienen der steuerlichen Abgeltung von Verpflegungskosten am Tag während einer betrieblichen Reise.
Was das Tagesgeld bei Dienstreisen im Inland betrifft, gelten folgende Bestimmungen:
Höhe der anteiligen Tagesgelder je nach Dauer der Reise im Inland
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Dauer der Reise (Inland) |
Anteiliges Tagesgeld |
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0 bis 3 Stunden |
0 Euro |
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3 bis 4 Stunden |
8,80 Euro |
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4 bis 5 Stunden |
11 Euro |
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5 bis 6 Stunden |
13,20 Euro |
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6 bis 7 Stunden |
15,40 Euro |
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7 bis 8 Stunden |
17,60 Euro |
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8 bis 9 Stunden |
19,80 Euro |
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9 bis 10 Stunden |
22 Euro |
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10 bis 11 Stunden |
24,20 Euro |
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11 bis 24 Stunden |
26,40 Euro |
Bei Dienstreisen im Ausland gelten die für das jeweilige Land vorgesehenen Tagsätze (Überblick über Auslandsreisekostensätze). Für jede angefangene Stunde kann ein Zwölftel des jeweiligen Auslandsatzes geltend gemacht werden – sofern eine Reisedauer von 3 Stunden vorliegt.
Nächtigungsgelder dienen dazu, Übernachtungskosten während Geschäftsreisen steuerlich abzusetzen.
Bei Nächtigungen im Inland gelten folgende Bestimmungen:
Bei Nächtigungen im Ausland können entweder die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inkl. Frühstück abgesetzt werden (durch Vorlage des entsprechenden Belegs) oder der jeweilige Höchstsatz für Bundesbedienstete geltend gemacht werden.
Während Dienstreisen können auch weitere Ausgaben anfallen, die sich den anderen Kostenarten nicht zuordnen lassen. Diese Reisenebenkosten können ebenfalls steuerlich abgesetzt werden, sofern sie einen geschäftlichen Zweck erfüllen. Dazu zählen zum Beispiel Trinkgeld, Telefonspesen oder Reisegepäckversicherung.
Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, sollten Unternehmen wissen, welche Ausgaben nicht als Reisenebenkosten geltend gemacht werden können. Beispiele sind:
Damit Sie den Überblick über Dienstreiseausgaben behalten und Erstattungen geltend machen können, ist es wichtig, eine korrekte Reisekostenabrechnung zu erstellen.
Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie die Reisekosten richtig abrechnen und so häufige Fehler vermeiden.
Oft enthalten Kollektiv- oder Arbeitsverträge Bestimmungen über die Reisekostenabrechnung. Diese können z.B. regeln, welche Kosten übernommen werden, ob es Buchungsvorgaben gibt oder wie Belege einzureichen sind. Dadurch vermeiden Sie bereits vorab Fehler und schaffen die Basis für eine korrekte Abrechnung.
Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter:innen auf einer Geschäftsreise alle Belege für ihre Ausgaben sammeln und Ihnen zur Verfügung stellen. Entwickeln Sie ein zuverlässiges System, um die Belege anschließend zu organisieren.
Verwenden Sie die jeweils geltenden Pauschalen für Tagesgelder und Nächtigungsgelder. Welche Beträge bei Inlands- und Auslandsreisen anzuwenden sind, können Sie in offiziellen Listen nachschlagen (z.B. Auslandsreisekostensätze).
Achten Sie darauf, dass die Reisekostenabrechnung folgende Informationen enthält:
Ob handschriftliche Listen, Excel-Tabellen oder eine digitale Software – entscheiden Sie sich für ein System zur Reisekostenabrechnung. Um den Überblick zu behalten und manuelle Fehler zu vermeiden, empfehlen wir ein digitales System zu nutzen.
Nutzen Sie Weiterbildungsangebote, um Ihre Kenntnisse rund um die Reisekostenabrechnung zu vertiefen. Was wir Ihnen empfehlen können: Das Live Online-Seminar „Fit für die Reisekostenabrechnung“ der Akademie Herkert.
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Wenn Belege fehlen oder fehlerhaft sind, können diese nicht steuerlich geltend gemacht werden. Deshalb ist es so wichtig, dass die Mitarbeiter:innen alle Belege einer Dienstreise sorgfältig aufbewahren und Ihnen zur Verfügung stellen.
Um Ihre Reisekostenabrechnung korrekt und optimal vorzubereiten, sammeln und ordnen Sie alle relevanten Belege. Nutzen Sie Vorlagen zum Erstellen der Reisekostenabrechnung und greifen Sie auf Weiterbildungsangebote zurück, um häufige Fehler sofort zu erkennen und zu vermeiden.
Absetzbar sind geschäftsbedingte Kosten, wie Trinkgelder im Rahmen eines Geschäftsessens, Telefonspesen oder eine Reisegepäckversicherung. Nicht absetzbar sind hingegen private oder regelwidrige Ausgaben, wie Kosten für Alkohol bei Essen ohne Geschäftsbezug, Bußgelder oder persönliche Einkäufe.