Reisekostenabrechnung Österreich: So machen Sie es richtig

Inhaltsverzeichnis

1. 1. Definition: Was ist eine Reisekostenabrechnung? 
   2. Was gilt als Geschäfts- bzw. Dienstreise? 
   3. Kostenarten der Reisekostenabrechnung 
   4. Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung? 
   5. Häufig gestellte Fragen 
      
      

Definition: Was ist eine Reisekostenabrechnung? 

Eine Reisekostenabrechnung ist eine Auflistung aller Kosten, die einem Unternehmen auf einer Geschäftsreise entstanden sind. Zu den Reisekosten in Österreich zählen: 

• Fahrtkosten 

• Verpflegungsmehraufwand: Tagesgelder (Diäten) und Nächtigungsgelder 

• Reisenebenkosten 

Was gilt als Geschäfts- bzw. Dienstreise? 

In Österreich handelt es sich um eine Dienstreise, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt: 

1. Arbeitnehmer:innen verlassen im Auftrag der Arbeitgeber:innen den üblichen Dienstort (Büro, Werkstätte), um an einem anderen Ort berufliche Angelegenheiten zu erledigen.
2. Arbeitnehmer:innen sind im Rahmen der Dienstreise so weit vom Wohnort entfernt, dass eine Rückkehr am selben Tag nicht zugemutet werden kann. Unzumutbar ist dies ab einer Entfernung von 120 Kilometer. 

Typische Beispiele für Dienstreisen sind: 

• Termine mit Kund:innen in einer anderen Stadt 

• Besuche von Messen 

• Teilnahme an Schulungen oder Fortbildungen 

• Besuch anderer Standorte eines Unternehmens 

Kostenarten der Reisekostenabrechnung 

In einer Reisekostenabrechnung können folgende Reisekosten geltend gemacht werden: 

• Fahrtkosten 

• Taggelder 

• Nächtigungsgelder 

• Reisenebenkosten 

Fahrtkosten 

Fahrtkosten umfassen alle Ausgaben auf einer Dienstreise, die durch die Verwendung von Verkehrsmittel entstehen. Folgende Fahrtkosten sind absetzbar: 

• Öffentliche Verkehrsmittel wie Zug, Flugzeug oder U-Bahn: Kosten des Tickets werden abgerechnet 

• Taxi: Kosten der Taxirechnung werden erstattet 

• Betriebliches Fahrzeug: Alle tatsächlichen Kosten werden als Betriebsausgaben abgesetzt (kein Kilometergeld) 

• Privates Fahrzeug: Kosten werden über Kilometergeld abgerechnet 

So berechnen Sie das Kilometergeld 

In Österreich beträgt das Kilometergeld pro gefahrenen Kilometer für den PKW 0,42 Euro, für das Motorrad 0,24 Euro und für das Fahrrad 0,38 Euro. Ein zusätzlicher Zuschlag von 0,05 Euro kann für Mitfahrende geltend gemacht werden. 

Hinweis: Mit dem Kilometergeld sind während einer betrieblich veranlassten Reise alle Kosten rund um das Fahrzeug abgegolten, wie Treibstoff, Vignette, Park- und Mautgebühren, Service und Reparaturen etc. 

Pro Jahr können höchstens 30.000 Kilometer oder 12.600 Euro bei einem Kraftfahrzeug abgesetzt werden. Bei Fahrrädern liegt die Grenze bei maximal 1.500 Kilometer oder 570 Euro pro Jahr. (Hinweis: Die Obergrenze bei Fahrrädern wird mit 01. Januar 2025 auf 3.000 Kilometer pro Jahr angehoben.) 

Um das Kilometergeld als Arbeitnehmer:in steuerlich abzusetzen, ist es erforderlich, ein Fahrtenbuch zu führen. Dieses muss Informationen wie Zweck der Dienstreise, Datum der Fahrt, Zahl der gefahrenen Kilometer oder Ausgangs- und Zielpunkt der Reise enthalten. 

Achtung: Mit 01. Januar 2025 wird das Kilometergeld angehoben. In folgender Tabelle finden Sie eine Übersicht über die Anpassung. 

Taggelder 

Taggelder bzw. Tagesgelder (Diäten) dienen der steuerlichen Abgeltung von Verpflegungskosten am Tag während einer betrieblichen Reise. 

Was das Tagesgeld bei Dienstreisen im Inland betrifft, gelten folgende Bestimmungen: 

• Die Dienstreise muss mindestens 3 Stunden dauern und über 25 Kilometer vom normalen Tätigkeitsmittelpunkt hinausgehen. 

• Das Taggeld beträgt pro angefangener Stunde 2,20 Euro. 

• Es dürfen maximal 26,40 Euro pro Tag geltend gemacht werden. 

• Wenn Arbeitgeber:innen ein Mittag- oder Abendessen zur Verfügung stellen, werden pro Mahlzeit 13,20 Euro vom Taggeld abgezogen. 

Höhe der anteiligen Tagesgelder je nach Dauer der Reise im Inland 

Bei Dienstreisen im Ausland gelten die für das jeweilige Land vorgesehenen Tagsätze (Überblick über Auslandsreisekostensätze). Für jede angefangene Stunde kann ein Zwölftel des jeweiligen Auslandsatzes geltend gemacht werden – sofern eine Reisedauer von 3 Stunden vorliegt. 

Nächtigungsgelder 

Nächtigungsgelder dienen dazu, Übernachtungskosten während Geschäftsreisen steuerlich abzusetzen. 

Bei Nächtigungen im Inland gelten folgende Bestimmungen: 

• Ohne Nachweis der Höhe der tatsächlichen Kosten: Ein Pauschalbetrag von 15 Euro pro Nächtigung inkl. Frühstück wird angewendet 

• Mit Nachweis der Übernachtungskosten (z.B. Hotelrechnung): Die tatsächlich angefallenen Kosten werden in voller Höhe vergütet 

Bei Nächtigungen im Ausland können entweder die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inkl. Frühstück abgesetzt werden (durch Vorlage des entsprechenden Belegs) oder der jeweilige Höchstsatz für Bundesbedienstete geltend gemacht werden. 

Reisenebenkosten 

Während Dienstreisen können auch weitere Ausgaben anfallen, die sich den anderen Kostenarten nicht zuordnen lassen. Diese Reisenebenkosten können ebenfalls steuerlich abgesetzt werden, sofern sie einen geschäftlichen Zweck erfüllen. Dazu zählen zum Beispiel Trinkgeld, Telefonspesen oder Reisegepäckversicherung. 

Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, sollten Unternehmen wissen, welche Ausgaben nicht als Reisenebenkosten geltend gemacht werden können. Beispiele sind: 

• Kosten für Alkohol, wenn dies nicht Teil eines nachweisbaren Geschäftsessens ist 

• Bußgelder für Falschparken oder zu schnelles Fahren 

• Persönliche Ausgaben, wie das Ersetzen eines vergessenen Ladekabels, Souvenirs oder private Freizeitaktivitäten 

Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung? 

Damit Sie den Überblick über Dienstreiseausgaben behalten und Erstattungen geltend machen können, ist es wichtig, eine korrekte Reisekostenabrechnung zu erstellen. 

Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie die Reisekosten richtig abrechnen und so häufige Fehler vermeiden.  

Tipp #1: Kommunizieren Sie klare Reiserichtlinien 

Oft enthalten Kollektiv- oder Arbeitsverträge Bestimmungen über die Reisekostenabrechnung. Diese können z.B. regeln, welche Kosten übernommen werden, ob es Buchungsvorgaben gibt oder wie Belege einzureichen sind. Dadurch vermeiden Sie bereits vorab Fehler und schaffen die Basis für eine korrekte Abrechnung. 

Tipp #2: Sammeln und organisieren Sie alle Belege 

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter:innen auf einer Geschäftsreise alle Belege für ihre Ausgaben sammeln und Ihnen zur Verfügung stellen. Entwickeln Sie ein zuverlässiges System, um die Belege anschließend zu organisieren. 

Tipp #3: Wenden Sie Pauschalen korrekt an 

Verwenden Sie die jeweils geltenden Pauschalen für Tagesgelder und Nächtigungsgelder. Welche Beträge bei Inlands- und Auslandsreisen anzuwenden sind, können Sie in offiziellen Listen nachschlagen (z.B. Auslandsreisekostensätze). 

Tipp #4: Erfassen Sie alle notwendigen Angaben 

Achten Sie darauf, dass die Reisekostenabrechnung folgende Informationen enthält: 

• Name der/des Reisenden 

• Beginn und Ende der Reise mit Datum und Uhrzeit 

• Reisezweck und -ziel 

• Auflistung der Reisekosten, unterteilt in Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten 

• Quittungen und Belege (z.B. Hotelrechnungen, Fahrkarten etc.) 

• Unterschrift der/des Reisenden 

Tipp #5: Verwenden Sie ein einheitliches System 

Ob handschriftliche Listen, Excel-Tabellen oder eine digitale Software – entscheiden Sie sich für ein System zur Reisekostenabrechnung. Um den Überblick zu behalten und manuelle Fehler zu vermeiden, empfehlen wir ein digitales System zu nutzen.

Tipp #6: Holen Sie sich Wissen von Expert:innen  

Nutzen Sie Weiterbildungsangebote, um Ihre Kenntnisse rund um die Reisekostenabrechnung zu vertiefen. Was wir Ihnen empfehlen können: Das Live Online-Seminar „Fit für die Reisekostenabrechnung“ der Akademie Herkert. 

In diesem Seminar lernen Sie, 

• was es zu Reisekosten aus steuer- und arbeitsrechtlicher Sicht zu wissen gibt, 

• wie Sie Reisekosten anhand von Beispielen korrekt abrechnen, und 

• welche Tipps und Tricks Ihnen bei der Abrechnung helfen. 

Melden Sie sich zum Seminar an und meistern Sie Ihre nächste Reisekostenabrechnung! 

Häufig gestellte Fragen 

Was passiert, wenn Belege für Ausgaben fehlen? 

Wenn Belege fehlen oder fehlerhaft sind, können diese nicht steuerlich geltend gemacht werden. Deshalb ist es so wichtig, dass die Mitarbeiter:innen alle Belege einer Dienstreise sorgfältig aufbewahren und Ihnen zur Verfügung stellen. 

Wie kann ich die Reisekostenabrechnung optimal vorbereiten? 

Um Ihre Reisekostenabrechnung korrekt und optimal vorzubereiten, sammeln und ordnen Sie alle relevanten Belege. Nutzen Sie Vorlagen zum Erstellen der Reisekostenabrechnung und greifen Sie auf Weiterbildungsangebote zurück, um häufige Fehler sofort zu erkennen und zu vermeiden. 

Welche Reisenebenkosten sind steuerlich absetzbar und welche nicht? 

Absetzbar sind geschäftsbedingte Kosten, wie Trinkgelder im Rahmen eines Geschäftsessens, Telefonspesen oder eine Reisegepäckversicherung. Nicht absetzbar sind hingegen private oder regelwidrige Ausgaben, wie Kosten für Alkohol bei Essen ohne Geschäftsbezug, Bußgelder oder persönliche Einkäufe.