Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.
Erfahren Sie hier, wie Sie sich optimal zu zweit organisieren, die reibungslose Chefentlastung sicherstellen und als perfekt eingespieltes Duo durchstarten!
Zu zweit ein Sekretariat zu betreuen, bedeutet eine große Herausforderung. Denn egal in welcher Konstellation zwei Assistentinnen im Doppelsekretariat tätig sind: Strukturierte Organisation, klare Kommunikation und ein starker Teamgeist sind gefordert, um eine effiziente Aufgabenerledigung und einen reibungslosen Tagesablauf sicherzustellen. Vor allem wenn dabei unterschiedliche Charaktere und Arbeitsweisen aufeinanderprallen, sind Missverständnisse vorprogrammiert.
Wir liefern Ihnen praktische Tipps, wie Sie sich optimal zu zweit organisieren, die Chefentlastung gemeinsam schaukeln und als souveräne Einheit nach außen auftreten!
Schaffen Sie eine solide Basis – von Anfang an!
Nehmen Sie sich am Anfang der Zusammenarbeit unbedingt die Zeit, um einander kennenzulernen, Erwartungen abzugleichen und Wichtiges anzusprechen. Dies kommt oftmals im Trubel der Einarbeitung und des Tagesgeschäfts zu kurz – eine Investition in eine solide Basis lohnt sich aber! Denn nur so lassen sich Missverständnisse und Konfliktpotenzial von Anfang an vermeiden.
Vereinbaren Sie Spielregeln!
Treffen Sie Vereinbarungen für eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit. Dies gilt nicht nur für Arbeitsabläufe, sondern erfordert auch die Berücksichtigung persönlicher Bedürfnisse.
Sprechen Sie daher auch Kinderbetreuung, Urlaubspläne oder wiederkehrende private Termine und Verpflichtungen an.
Legen Sie die Aufgabenteilung und Verantwortlichkeiten fest!
Die gemeinsame Chefentlastung und das Bearbeiten von Aufgaben im Doppelpack klappt nur, wenn Tätigkeiten, Workflows und Zuständigkeiten klar definiert sind und diese auch eingehalten werden. Dokumentieren Sie, wer welche Aufgaben übernimmt, welche Arbeitsbereiche Sie untereinander aufteilen und wie bei neuen Projekten oder nicht klar abgegrenzten Tätigkeiten vorgegangen wird.
Jedes Sekretariat und die darin anfallenden Aufgaben sind anders – abhängig davon kann z.B. eine Aufteilung nach Tätigkeiten und Projekten oder Kunden und Geschäftspartnern geeignet sein. Doch nicht immer ist eine klare Trennung der Zuständigkeiten möglich oder sinnvoll. Wenn laufend gleichzeitig oder abwechselnd an denselben Aufgaben gearbeitet wird, ist eine enge Abstimmung und klare Kommunikation umso wichtiger.
Kommunizieren Sie klar und regelmäßig!
Ein lückenloser Informationsfluss ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine effiziente und produktive Zusammenarbeit. Definieren Sie daher gemeinsame Standards für den Umgang mit Informationen und legen Sie die Kommunikationswege und -kanäle klar fest. Fixieren Sie wöchentliche Sekretariatsbesprechungen und nehmen Sie sich Zeit für spontane Gespräche während des Tages. Nutzen Sie E-Mails oder Online-Tools zur schriftlichen Abstimmung und machen Sie bei Bedarf ergänzend Randnotizen und Vermerke direkt auf Arbeitsunterlagen.
Bringen Sie Ordnung rein!
Schaffen Sie ein strukturiertes Ablagesystem – sowohl digital als auch „offline“, sodass Sie benötigte Informationen rasch zur Hand haben, nicht nach den Akten Ihrer Kollegin suchen müssen und nichts verloren geht. Legen Sie – vor allem, wenn sich Ihre Arbeitszeiten mit denen Ihrer Kollegin nur wenig überschneiden – ein verlässliches Übergabeprozedere fest. Im Idealfall sollten weder Ihr Vorgesetzter noch Ihre Kunden oder Geschäftspartner bemerken, dass es bei der Vorbereitung oder Bearbeitung von Aufgaben einen Wechsel gegeben hat. Ein professionelles Doppelsekretariat zeichnet sich schließlich dadurch aus, dass beide Assistentinnen gleichwertige Ansprechpartner sind und über den gleichen Informationsstand verfügen.
Geben Sie Konflikten keine Chance!
Bei enger Zusammenarbeit, verschiedenen Arbeitsstilen, Stress im Office oder Druck vom Chef kann es schon mal dicke Luft geben. Lassen Sie aber nicht zu, dass unausgesprochene Probleme zwischen Ihnen stehen und Diskrepanzen zu ausgewachsenen Konflikten anschwellen. Sprechen Sie Unstimmigkeiten daher frühzeitig an und etablieren Sie eine respektvolle, offene Gesprächs- und Konfliktkultur. Fehler passieren, doch schieben Sie sich dabei keinesfalls vor dem Chef gegenseitig die Schuld in die Schuhe. In einem guten Doppelsekretariat übernehmen beide die Verantwortung für die Fehler der Anderen, holen das Versäumte nach und klären dann unter vier Augen, was genau da schiefgegangen ist und wie sich solche Fehler in Zukunft vermeiden lassen. Dass die „Schuldige“ im Bedarfsfall nochmal das Gespräch mit dem Chef sucht und die Sache aufklärt, ist eine Frage des Anstands. So bleibt auch kein bitterer Nachgeschmack zurück.
Nutzen Sie die doppelte Power!
Auch wenn sich die Zusammenarbeit im Doppelsekretariat durch unterschiedliche Charaktere oftmals schwierig gestaltet, seien Sie fair und lassen Sie andere Herangehensweisen und Arbeitsansätze zu. Konzentrieren Sie sich lieber auf die jeweiligen Stärken und kompensieren Sie die Schwächen. Manchmal ist mehr Präzision, manchmal mehr Geschwindigkeit von Vorteil. Berücksichtigen Sie Ihre Kompetenzen und Erfahrungen und profitieren Sie gemeinsam von sich ergänzenden Fähigkeiten. So starten Sie als unschlagbares Duo mit doppelter Power durch!
