Wie richtiges Delegieren die Effizienz steigert, Zeit einspart und Ihre Mitarbeiter motiviert, zeigt Ihnen dieser Beitrag!
Das Delegieren von Aufgaben fällt vielen Führungskräften schwer! Oft wird befürchtet, dass das Übertragen von Tasks zu zeitaufwändig ist oder nicht zum gewünschten Resultat führt. Als Führungskraft sind Sie aber für die Führung Ihres Teams zuständig – und nicht für die Erledigung jeder einzelnen Aufgabe!
Wenn Sie es also bis jetzt nicht getan haben, wird es höchste Zeit: Lernen Sie, richtig zu delegieren!
Denn delegieren – sofern es richtig gemacht wird – macht Sinn und bringt viele Vorteile! So sparen Sie nicht nur Zeit, die Sie für wichtigere Aufgaben nutzen können, sondern Sie motivieren und fördern auch Ihre Mitarbeiter, indem Sie ihnen Verantwortung übertragen. Und – ob Sie es glauben oder nicht – durch die Arbeitsteilung erhalten Sie bessere und effizientere Ergebnisse!
Richtiges Delegieren in 7 Schritten: So funktioniert’s!
Delegieren bezeichnet das Abtreten von Aufgaben oder Rechten und die Übertragung von diesen an andere. Wir zeigen Ihnen, wie es gelingt!
1. Wählen Sie die passende Aufgabe aus!
Wenn Sie Aufgaben aus Ihrem Tätigkeitsbereich oder von Ihrer To-Do Liste abgeben möchten, fragen Sie sich zuerst:
- Welche Aufgaben können Sie übertragen und wofür sind wirklich nur Sie zuständig?
- Soll der Mitarbeiter die ganze Aufgabe oder nur einen Teil davon übernehmen?
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie Aufgaben delegieren sollen oder nicht, gehen Sie wie folgt vor:
- Zeitnahe, wichtige Aufgaben können Sie selbst erledigen.
- Wichtige Aufgaben, die nicht sofort erledigt werden müssen, können jedoch delegiert werden.
Achten Sie darauf, nicht nur unangenehme Kleinstaufgaben weiterzugeben! Dadurch könnten Sie Ihre Mitarbeiter schnell demotivieren. Beweisen Sie, dass Sie an die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter glauben und vergeben Sie auch verantwortungsvolle Tätigkeiten!
2. Finden Sie den geeigneten Mitarbeiter!
Nicht jeder Mitarbeiter eignet sich für jedes Projekt! Beachten Sie daher bei der Auswahl des richtigen Kandidaten die folgenden Aspekte:
- Welcher Mitarbeiter hat die fachliche Kompetenz oder das Talent für die Tätigkeit?
- Hat die Person auch die zeitlichen Ressourcen, ein weiteres Projekt zu übernehmen?
- Wie lange wird die Einschulung bzw. Übernahme der Tätigkeit etwa dauern?
3. Erklären Sie die Aufgabenstellung!
Wenn Sie die passende Aufgabe für den passenden Mitarbeiter gefunden haben, ist es an der Zeit, diesen zu instruieren. Hierbei gilt: Je mehr Informationen Sie weitergeben, desto effizienter und zielführender kann Ihr Mitarbeiter die Aufgabe erledigen!
Das Briefing sollte daher auf jeden Fall folgende Punkte umfassen:
- Was ist das Ziel des Projektes oder der Aufgabe?
- Welche Aufgabenbereiche oder Arbeitsschritte soll der Mitarbeiter genau übernehmen?
- Wie sind diese auszuführen?
- Was ist der Zwischenstand (wenn es sich um bereits laufende Projekte handelt)?
- Wo finden sich die nötigen Unterlagen, Informationen, Kontaktdaten usw.?
- Wann ist der Abgabetermin bzw. bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
4. Alles unter Kontrolle?
Wenn es sich bei der übertragenen Tätigkeit um ein eine komplett neue Aufgabe für den Mitarbeiter handelt, lassen Sie sich regelmäßig über das Vorgehen und die Fortschritte des Projekts informieren.
Wichtig: Finden Sie die richtige Balance! Ihr Mitarbeiter sollte sich weder überwacht noch allein gelassen fühlen.
5. Einarbeitung – So viel Zeit muss sein!
Auch wenn die Aufgabe bereits dringend zu erledigen ist, müssen Sie Ihrem Mitarbeiter genügend Zeit geben, sich vorzubereiten und einzuarbeiten.
Denn nur die entsprechende Vorlaufzeit und Einschulung schafft die nötigen Voraussetzungen, damit die Tätigkeit kompetent übernommen und professionell umgesetzt werden kann.
6. Selbstständiges Arbeiten – ermöglichen und fördern!
Nur wenn Ihre Mitarbeiter die übertragenen Aufgaben (nach der entsprechenden Einarbeitungsphase!) dann auch selbstständig übernehmen und ausführen können, führt dies zur gewünschten Effizienz und zu Ihrer Entlastung.
Fördern Sie daher das eigenverantwortliche Arbeiten, indem Sie die notwendigen Informationen bereitstellen, Rechte übergeben und Vertrauen in Ihre Mitarbeiter stecken. Legen Sie aber auch fest, bei welchen Fragen Sie nach wie vor eingebunden werden und welche Entscheidungen Sie als Führungskraft treffen.
Die wichtigste Regel für den Erfolg delegierter Aufgaben: Behalten Sie immer ein offenes Ohr und seien Sie Ansprechpartner für Ihr Team! Sie hatten bis dato die Verantwortung für die Aufgabe – teilen Sie Erfahrungen und Know-how mit Ihren Mitarbeitern!
7. Geben Sie Feedback!
Ohne Feedback gibt es keine Verbesserung: Nur wer weiß, woran er arbeiten muss, kann sich auch weiterentwickeln! Loben Sie daher gut Gelungenes und reagieren Sie auf Fehler und Schwierigkeiten mit konstruktiver Kritik.
Sind Sie auf den Geschmack gekommen? Möchten auch Sie mehr Ressourcen für Ihre Kerntätigkeiten freischaufeln und Zeit und Energie sparen durch sinnvolles Delegieren?
