Facility Management ist eine junge Fachdisziplin. Entsprechend herrscht eine gewisse Unklarheit, welche Bereiche sie umfasst und wer welche Verantwortung trägt. Die Rechtssicherheit ist zur entscheidenden Thematik geworden, wenn es darum geht, FM-Leistungen zu erbringen, zu organisieren, zuzukaufen oder auszulagern.
Rechtssicherheit im Facility Management
Sicherheit vor Sanktionen ist nur dann zu erreichen, wenn
- die aktuellen Vorschriften umfassend bekannt sind,
- ordnungsgemäß gehandelt wird im Sinne der Anwendung der Vorschriften und
- das ordnungsgemäße Handeln regelmäßig und nachvollziehbar dokumentiert wird.
Schon der erste Punkt beinhaltet große Herausforderungen: Die Vorschriften werden ständig geändert, verschärft, selten entbürokratisiert – es ist nicht leicht, sich in diesem Dschungel zurechtzufinden.
Zusatzaufgaben statt Kernkompetenz
Gerade Gewerbe- und Industriebetriebe sind hier oft überfordert, da ihr eigentliches Geschäft in der Produktion einer Ware oder in einer Dienstleistung liegt. Immer neue Anforderungen an Anlagen, Umweltschutz- und Arbeitnehmerschutzvorschriften machen es den verantwortlichen Unternehmern nicht leicht. Viele Betroffene sind juristisch nicht geschult und es wird dann oft zu einer langwierigen Aufgabe, aus den komplexen Formulierungen der Gesetzestexte die für das Unternehmen relevanten Pflichten abzuleiten. Danach müssen diese erst in die betriebliche Praxis des Unternehmens eingebaut werden. Hier dürfen keine Fehler gemacht werden, denn sie kosten viel Geld! Unumgänglich für die Rechtssicherheit ist die saubere, einwandfreie und nachvollziehbare Dokumentation.
Hohe Umsatzzahlen
Bei der Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden sowie deren technischen Anlagen und Einrichtungen entstehen jährlich etwa 6 Milliarden Euro Umsatz – Tendenz steigend. Im nächsten Jahr wird ein Umsatzwachstum auf 6,26 Milliarden Euro erwartet.
Auch international wird mit einer Umsatzsteigerung gerechnet: Das weltweite Marktvolumen im Facility Management kam 2016 auf rund 780 Milliarden US-Dollar und wird für 2025 mit 945 Milliarden US-Dollar prognostiziert.
Strategie: Auslagerung
Von der Technikwartung über die Reinigung bis hin zu Sicherheitsfragen – viele Facility-Management-Aufgaben, die ein Unternehmen zusätzlich zur eigentlichen Kernaufgabe organisieren muss, werden vermehrt ausgelagert. Der Marktanteil dieser externen Dienstleistungen soll von 45,6 Prozent im Jahr 2010 auf 59,4 Prozent im Jahr 2020 steigen.
Mit dem Auslagern von FM-Aufgaben können Zeit gespart und Kosten reduziert werden. Damit sich die gewünschte Zeit- und Kostenreduktion einstellen kann, müssen aber einige Vorbereitungen getroffen werden! Denn wenn klare Vorgaben und Kontrollpläne fehlen, kommt es schnell zu Problemen, Mängeln und Ärgernissen.
Kostentreiber identifizieren
Der Markt der Gebäudereinigung ist mit 1,8 Milliarden Euro Umsatz pro Jahr ein wesentlicher Spieler in der Kostenstruktur des Facility Managements. Rund 55.000 Mitarbeiter arbeiten in fast 8.000 Unternehmen in der Gebäudereinigung in Österreich.
Wohl ist die Gebäudereinigung ein großer finanzieller Posten im FM, allerdings ist sie im Bewusstsein nur von untergeordneter Bedeutung.
Ausschreibung von Reinigungsleistungen
Wird eine Reinigung gesucht oder soll sie verändert werden, dann wird das Angebot oft mit der Aufforderung eingeholt: „Legen Sie mir ein Angebot für die Reinigung in unserem Objekt.“ Das reicht in der Regel nicht aus, um seriöse und vor allem vergleichbare Angebote einholen zu können. Die weitere Folge ist dann die Unzufriedenheit mit der Reinigungsleistung. Es ist daher wichtig, die Gebäudereinigung genauso professionell „zu denken“ wie die Gebäudetechnik. Wieso? Weil enormes Einsparungspotenzial darin liegt!
Infobox: Was ist Facility Management?
Facility Management bezeichnet nicht nur die Verwaltung und Bewirtschaftung technischer Anlagen und Gebäude, sondern ist eine eigene Wissenschaft, die als Studiengang an 22 Hochschulen angeboten wird. Für ganz Deutschland wurde der Fachbegriff im Dezember 2011 in der DIN EN 1522-1 genormt und gilt seither als Terminus technicus.
Zu Beginn wurde der Begriff verwendet, um althergebrachte Prozesse mit einem „modernen“ Ausdruck zusammenzufassen. Mit der Zeit stellte sich jedoch heraus, dass die zusätzliche strategische Integration von FM in Unternehmensprozesse immense Vorteile mit sich bringt, was zu einer veränderten Auffassung des Begriffs führte. Nach wie vor gibt es in der Literatur leicht unterschiedliche Definitionen des Begriffs:
Die EuroFM (Netzwerk von über 23 europäischen Ländern) beschreibt FM 1999 etwa als „ganzheitlichen strategischen Rahmen für koordinierte Programme, um Gebäude, ihre Systeme und Inhalte kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an die organisatorischen Bedürfnisse anzupassen“.
In der ÖNORM A 7000 hingegen (2000) wird Facility Management als „ganzheitliches Management der Immobilien und der materiellen/immateriellen Infrastruktur einer Organisation mit dem Ziel der Verbesserung der Produktivität des Kerngeschäftes (…) ein interdisziplinärer Ansatz, der die Bereiche Technik, Ökonomie, Ökologie und Recht verbindet“ beschrieben.
2007 wurde die ÖNORM A 7000 durch die Europäische Norm EN 1522-1 ersetzt, die eine einheitliche europäische Definition darstellt: FM beschreibt darin „die Integration von Prozessen innerhalb einer Organisation zur Erbringung und Entwicklung der vereinbarten Leistungen, welche zur Unterstützung und Verbesserung der Effektivität ihrer Hauptaktivitäten dienen“.
