Pivot-Tabelle in Excel erstellen: So gelingt’s

Inhaltsverzeichnis

1. 1. Was ist eine Pivot-Tabelle? 
   2. Wann ist eine Pivot-Tabelle sinnvoll? 
   3. Was sind die Voraussetzungen für eine Pivot-Tabelle? 
   4. 4 einfache Schritte, um eine Pivot-Tabelle in Excel zu erstellen 
   5. Erweiterte Funktionen von Pivot-Tabellen 
   6. Mit diesem Seminar meistern Sie Pivot-Tabellen 
   7. Häufig gestellte Fragen 
      
      

Was ist eine Pivot-Tabelle? 

Eine Pivot-Tabelle ist ein leistungsstarkes Werkzeug in Microsoft Excel, das große Datenmengen analysiert, zusammenfasst und übersichtlich darstellt. 

Der Begriff Pivot – französisch für Dreh- oder Angelpunkt – steht dabei für die Möglichkeit, Daten flexibel zu drehen und diese so aus verschiedenen Zusammenhängen zu betrachten. 

Wann ist eine Pivot-Tabelle sinnvoll? 

Pivot-Tabellen sind besonders dann sinnvoll, wenn große Datenmengen strukturiert, analysiert und zusammengefasst werden müssen. 

Der Vorteil: Sie ermöglichen es, komplexe Datensätze schnell und flexibel darzustellen, ohne dass aufwendige Formeln oder manuelle Berechnungen nötig sind. 

Anwendung von Pivot-Tabellen 

Pivot-Tabellen lassen sich für verschiedene Anwendungsfälle einsetzen. Dazu gehören zum Beispiel: 

Für wen lohnt sich der Einsatz? 

Pivot-Tabellen sind ideal für alle, die regelmäßig mit Daten arbeiten – egal ob in der Buchhaltung, im Controlling, im Marketing oder im Personalwesen. Sie sind sowohl für Einsteiger:innen geeignet (z.B. für grundlegende Datenanalysen) als auch für Profis (z.B. für tiefgehende Analysen). 

Was sind die Voraussetzungen für eine Pivot-Tabelle? 

Bevor Sie mit dem Erstellen einer Pivot-Tabelle in Excel beginnen können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Ursprungstabelle diese Anforderungen erfüllt: 

Eindeutige Überschriften 

• Sorgen Sie dafür, dass jede Spalte Ihrer Tabelle eine Überschrift aufweist, die den Inhalt klar beschreibt (z.B. „Produkt“, „Umsatz“, „Datum“ etc.). 

• Achten Sie darauf, dass Überschriften nicht für mehrere Spalten gelten (keine verbundenen Zellen). 

Gut strukturierter Datensatz 

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Tabelle aus zusammenhängenden Daten besteht – ohne leere Zeilen oder Spalte.

• Entfernen Sie Zwischenergebnisse innerhalb der Tabelle (z.B. berechnete Summen mehrerer Zellen).

Einheitliches Datenformat 

• Verwenden Sie für jede Spalte nur Daten desselben Typs (z.B. Zahlen-, Text- oder Datumswerte)

• Vermeiden Sie vorangestellte Leerzeichen oder Formatierungsfehler in den Zellen

Gut zu wissen: Zum Erstellen einer Pivot-Tabelle wird immer ein vorhandener Datensatz benötigt. Denn Pivot-Tabellen dienen dazu, Daten in verschiedenen Ansichten darzustellen, ohne dass bestehende Daten geändert oder gelöscht werden. 

4 einfache Schritte, um eine Pivot-Tabelle in Excel zu erstellen 

Schritt 1: Wählen Sie den Datensatz aus 

Öffnen Sie die Excel-Datei mit den Daten, die Sie analysieren möchten. Anschließend markieren Sie den gewünschten Datensatz. 

Alternativ können Sie mit der Maus in eine beliebige Zelle im Datensatz klicken. Excel erkennt im nächsten Schritt automatisch den zusammenhängenden Bereich der Tabelle. 

Schritt 2: Fügen Sie die Pivot-Tabelle ein 

Klicken Sie nun im Menü auf „Einfügen“. 

Wählen Sie „PivotTable“ aus. 

Es öffnet sich nun ein Dialogfeld. 

• Überprüfen Sie, ob der markierte Datensatz korrekt erkannt wurde. Falls nicht, können Sie den Bereich hier nachträglich anpassen.

• Entscheiden Sie, ob Sie die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt oder im bestehenden Arbeitsblatt platzieren möchten.

• Bestätigen Sie mit „OK“, um die Pivot-Tabelle einzufügen. 

Tipp: Für mehr Übersichtlichkeit empfehlen wir, die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt zu platzieren. 

Schritt 3: Ordnen Sie die Felder in der Pivot-Tabelle zu 

Nun erscheint ein leeres Raster. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich PivotTable-Felder. 

 
Hier bestimmen Sie, was die Pivot-Tabelle aus Ihrem Datensatz auswerten und anzeigen soll. 

Ziehen Sie dafür die gewünschten Felder in die entsprechenden Bereiche (PivotTable-Felder): 

• Filter: Ansicht der Daten dynamisch einschränken

• Spalten: Kategorien als Spalten anzeigen 

• Zeilen: Kategorien als Zeilen anzeigen

• Werte: Zahlenwerte berechnen 

Alternativ können Sie die Checkboxen der gewünschten Felder anwählen. Die Platzierung erfolgt dann durch Excel. 

Beispiel 

Wir möchten wissen, wie hoch die Verkaufszahlen der einzelnen Produkte in den Monaten sind. Außerdem interessiert uns, wie sich dies in den verschiedenen Regionen unterscheidet. 

Wir ziehen deshalb folgende Felder in die Bereiche: 

• Filter: „Region“

• Spalten: „Monat“

• Zeilen: „Produkt“

• Werte: „Verkaufszahlen“ 

Als Ergebnis erhalten wir folgende Pivot-Tabelle: 

Schritt 4: Passen Sie die Pivot-Tabelle an 

Ihnen wird nun die Pivot-Tabelle mit den gewünschten Feldern angezeigt. Diese können Sie nun nach Belieben anpassen. 

So können Sie zum Beispiel mit den Feldern herumexperimentieren und auch mehrere Felder in einen Bereich ziehen. 

Ebenfalls ist es möglich, das Layout Ihrer Pivot-Tabelle zu ändern: 

• Gehen Sie dafür im Menü auf „Entwurf“ . (Hinweis: Damit dieser Menüpunkt erscheint, muss eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle angeklickt sein.) 

• Wählen Sie nun ein anderes Design und treffen Sie weitere Einstellungen zum Layout (z.B. ob Spaltenüberschriften im Layout hervorgehoben werden sollen).

Erweiterte Funktionen von Pivot-Tabellen 

Berechnungen 

In einer Pivot-Tabelle werden standardmäßig die Werte als Summe berechnet. Sie können dies aber auch ändern (z.B. von Summe auf Prozentwerte). 

Klicken Sie dafür per Rechtsklick auf einen beliebigen Wert im Wertebereich Ihrer Pivot-Tabelle. Wählen Sie dann unter „Werte zusammenfassen nach“ eine andere Option. 

Auch können Sie Berechnungen anstellen, wie sich die einzelnen Werte zueinander verhalten (z.B. % der Gesamtsumme). 

Dafür klicken Sie erneut per Rechtsklick auf einen beliebigen Wert im Wertebereich und wählen dann unter „Werte anzeigen als“ Ihre bevorzugte Einstellung. 

Bedingte Formatierungen 

Mit bedingten Formatierungen können Sie wichtige Datenpunkte in Ihrer Pivot-Tabelle hervorheben. Zur Auswahl stehen Ihnen: Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze. 

Zum Beispiel können Sie festlegen, dass Höchstwerte in Grün dargestellt werden soll. Niedrige Werte werden hingegen in Rot angezeigt. Oder Sie verwenden zusätzliche Symbole, um verschiedene Zustände zu visualisieren (z.B. Pfeile oder Ampeln). 

Pivot-Charts 

Pivot-Charts helfen Ihnen dabei, die Daten in Ihrer Pivot-Tabelle visuell darzustellen (z.B. als Säulen-, Balken- oder Kreisdiagramm). 

So funktioniert’s: 

• Klicken Sie in eine beliebige Zelle Ihrer Pivot-Tabelle. 

• Gehen Sie im Menü auf „Einfügen“ --> „Diagramm“ oder auf „PivotTable-Analyse“ --> „PivotChart“.

• Ein Diagramm wird erstellt, das direkt mit der Pivot-Tabelle verknüpft ist. 

Das Pivot-Chart können Sie nun nach Belieben anpassen, z.B. Diagrammtyp ändern, Design ändern oder Diagrammtitel hinzufügen. 

Häufig gestellte Fragen 

Warum werden nicht alle Daten in meiner Pivot Tabelle berücksichtigt? 

Stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Bereich Ihrer Ursprungstabelle alle relevanten Daten umfasst und keine leeren Zeilen oder Spalten enthält. 

Bei Änderungen im ursprünglichen Datensatz müssen Sie die Pivot-Tabelle manuell aktualisieren. Den Button dafür finden Sie im Reiter PivotTable-Analyse unter „Aktualisieren“. 

Wie kann ich in einer Pivot-Tabelle die Datenquelle ändern? 

Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Pivot-Tabelle. Ihnen wird jetzt der Reiter PivotTable-Analyse angezeigt. Wählen Sie „Datenquelle ändern“, passen Sie den Bereich an und klicken Sie auf „OK“. 

Was sind empfohlene PivotTables? 

Empfohlene PivotTables sind von Excel automatisch erstellte Vorschläge für Pivot-Tabellen, die auf Ihren Daten basieren. Diese Funktion hilft dabei, schnell zu aussagekräftigen Analysen zu kommen, ohne die Tabelle manuell aufbauen zu müssen. 

Ist Pivot schwer? 

Es ist nicht schwierig, Pivot-Tabellen in Excel zu erlernen. Mit etwas Übung und einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie schnell produktiv mit Pivot-Tabellen effizient und lösungsorientiert arbeiten. Auch spezielle Seminare helfen Ihnen dabei, den Umgang mit dieser Excel-Funktion zu meistern (z.B. diese Kurzschulung der Akademie Herkert).