Schluss mit dem Chaos: So schaffen Sie Ordnung im Büro
Spätestens seit Marie Kondo ist Ordnung und Aufräumen in aller Munde. Auf Netflix und Co gibt es zahlreiche Serien zu dem Thema. Wie heißt es so schön, Ordnung ist das halbe Leben aber auch das Genie beherrscht das Chaos. Aber wie sieht das im Büroalltag aus? Wie viel Ordnung braucht es für eine gute Zusammenarbeit oder ist es gar die Basis?
Das Herzstück Schreibtisch
Fangen wir mit dem Herzstück jeder Arbeit an. Egal ob Zuhause oder im Büro. Am Schreibtisch sammelt sich alles, was wichtig für die Arbeit ist. Aber schnell wird er auch zur Ablage von Unterlagen, Notizen, Post und allem möglichen sonstigem Kleinkram. So passiert es leicht, dass man sprichwörtlich vor lauter Bäumen, denn Wald oder hier das Wesentliche, nämlich die jeweilige Arbeit oder das aktuelle Projekt nicht mehr sieht. Leicht ist man von all dem überflüssigen Kram, der sich am Schreibtisch findet, abgelenkt. Aber wie bringt man wieder Struktur und Ordnung in das Schreibtischchaos?
Dann geht’s ans Aufräumen
Die schlechte Nachricht zuerst. Bevor Ordnung in Ihr Büro einziehen kann, muss erst mal gründlich aufgeräumt werden. Räumen Sie dafür Ihren Schreibtisch ab und alle Schubladen und Schränke komplett aus. Kaputte oder unbrauchbare Sachen, werden dabei gleich entsorgt. Bevor es wieder ans Einräumen geht, wird erst mal gründlich durch geputzt. Vergessen Sie dabei aber auch nicht, das Telefon, die Tastatur oder den Monitor. Wenn alles sauber ist, werden die ausgeräumten Sachen thematisch sortiert. Wenn Sie ein Dokument oder einen Gegenstand in die Hand nehmen und sich nicht sicher sind, ob sie diesen behalten oder wegschmeißen sollen, stellen Sie sich folgende vier Fragen:
- Ist eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Dokumente) einzuhalten?
- Können Sie sich bei Bedarf die Information oder das Utensil problemlos wiederbeschaffen?
- Benötige Sie das Dokument bzw. den Gegenstand in absehbarer Zeit?
- Welche Konsequenz hätte es, wenn sie es entsorgen?
Mit der Beantwortung dieser Fragen sollte Ihnen das Aussortieren ganz leichtfallen. Stellen Sie dafür Ordner, Papierkorb und einen Karton bereit, denn die auszusortierenden Unterlagen werden entweder abgeheftet, weggeworfen oder kommen in die Kiste, deren Inhalt regelmäßig entsorgt wird, falls die Unterlagen in einer bestimmten Zeit nicht benötigt werden.
Kennzeichnen Sie Mappen oder Ordner (off- wie online), die zu einem bestimmten Zeitpunkt Ihren Nutzen verlieren, mit einem auffälligen „Verfallsdatum". Zusätzlich können Sie eine Wegwurf-Erinnerung in Ihre Wiedervorlage legen oder in Ihren Terminkalender schreiben.
Leichter Ordnung halten mit der 80 % Regel
Sie wollen Dokumente ablegen, finden aber keinen Platz mehr im Ordner? Da die Zeit für einen neuen Ordner fehlt, werden die Dokumente einfach mal auf dem Schreibtisch „zwischen geparkt“. Und genau dadurch entstehen Stapel und der Beginn von Chaos. Wenn Sie immer einen neuen Ordner anlegen, sobald der aktuelle zu 80 % gefüllt ist, werden Stapel und damit Chaos künftig gar nicht entstehen.
Wenn alles aussortiert ist, platzieren Sie die verbleibenden Gegenstände neu. Beachten Sie dabei die Zugriffsregel: Je häufiger die Verwendung, desto näher sollten die Sachen platziert werden. Damit die neu gewonnen Ordnungen auch nachhaltig ist, bekommen alle Sachen einen fixen Platz, wo sie nach Gebrauch auch wieder hin geräumt werden. So hat das Chaos, künftig gar keine Chance mehr!
Außen hui, innen pfui! Nachdem das Büro aufgeräumt ist, geht es an den Desktop.
Wenn das Büro auf Vordermann gebracht ist, geht es an die digitalen Daten. Legen Sie dafür all ihre Daten zentral ab und einigen Sie sich mit Ihrem Team auf eine logische und einfache Ordner- und Laufwerkstruktur. Legen Sie gemeinsam fest, wie Ordner und Dateien benannt, wann gelöscht und archiviert werden. Denn spätestens seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Sie egal ob on- oder offline, auf die korrekte Dokumentation von Daten achten.
Sorgen Sie mit einem großen oder zwei Monitoren dafür, dass Sie komfortabel in mehreren Programmen gleichzeitig arbeiten können. Arbeiten Sie mit Favoriten im Browser und Verknüpfungen auf dem Desktop. Versenden Sie unternehmensintern Links zu Dateien, anstatt die Dateien selbst zu verschicken.
Am Ende jedes Aufräumens wird auch die To-do-Liste überarbeitet. So ist nicht nur das Büro aufgeräumt, sondern auch die To-do-Liste wieder am letzten Stand und man hat die Kontrolle über das Chaos wiedergewonnen.
So bleibt Ihr Schreibtisch auch künftig ordentlich
Um künftig nicht mehr so viel anzusammeln sollte man Aufgaben, egal ob off- oder online, immer nach dem Aufwand beurteilen. Erledigen Sie Aufgaben die nur einige Minuten Zeit benötigen sofort, alle anderen kommen auf die To-do-Liste bzw. werden mit Terminen versehen. Nehmen Sie sich jeden Abend 5 Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen und Ihre To-do-Liste durchzugehen.
Planen Sie einen regelmäßigen Aufräum-Tag ein und bringen Sie Ordnung in Ihre on- und offline Ablagen. Bei der Gelegenheit können Sie auch Ihre Aufgaben sondieren und priorisieren.
Damit sich zukünftig keine Papierberge mehr anhäufen, verzichten Sie möglichst auf Ausdrucke. Wenn Sie zu den Menschen gehören, die nicht auf Papier verzichten können, dann richten Sie sich 4 Ablagekörbe ein: Posteingang, To-do, Lesen und Ablage. Der Posteingangs Korb sollte wie Ihr elektronisches Postfach jeden Abend leer sein. Markieren Sie die noch zu erledigenden Mails und seien Sie großzügig beim Löschen.
Ordnung auf dem Schreibtisch signalisiert auch Ordnung „im Kopf“ und beim Arbeiten.
Die wenigsten kommen ordentlich auf die Welt. Ordnung muss wie alles andere auch, erlernt und vor allem stetig geübt und trainiert werden.
