Virtuelle Assistenz in Österreich: Leitfaden zum Einstieg

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine virtuelle Assistenz?
  
• Was macht eine virtuelle Assistenz? 
  
• Wer braucht virtuelle Assistent:innen?
  
• Welche Vorteile hat die Tätigkeit als virtuelle Assistenz?
  
• Wie viel verdienen virtuelle Assistent:innen?
  
• Virtuelle Assistenz werden: So gelingt der Einstieg
  
• Häufig gestellte Fragen

Was ist eine virtuelle Assistenz?

Eine virtuelle Assistenz übernimmt für ihre Auftraggebenden sämtliche Aufgaben, die sie vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken. Die Zusammenarbeit erfolgt dabei online. 

Der Begriff virtuelle Assistenz bzw. Virtual Assistant ist von den klassischen Berufsbezeichnungen wie Sekretär:innen oder persönliche Assistent:innen abzugrenzen. 

Während traditionelle Assistenzkräfte an ein Büro oder einen festen Standort gebunden sind, können virtuelle Assistent:innen ihre Arbeit remote erledigen. 

Ein weiterer Unterschied besteht in der Zusammenarbeit: 

Sekretär:innen oder persönliche Assistent:innen arbeiten direkt für ein Unternehmen. In der Regel stehen sie einzelnen Vorgesetzten oder einer bestimmten Abteilung zur Verfügung. 

Eine virtuelle Assistenz ist häufig freiberuflich tätig und kann für unterschiedliche Kund:innen arbeiten. 

Was macht eine virtuelle Assistenz?

Als virtuelle Assistent:innen unterstützen Sie Ihre Auftraggebenden bei vielfältigen Aufgaben in unterschiedlichen Bereichen. 

Welche Tätigkeiten Sie tatsächlich übernehmen, hängt vom jeweiligen Auftrag ab, aber auch davon, welche persönlichen Kenntnisse sowie Erfahrungen Sie mitbringen. 

Typische Aufgaben einer virtuellen Assistenz können zum Beispiel sein: 

Allgemeine Büro- bzw. Sekretariatstätigkeiten 

• Recherchearbeiten 
• Datenerfassung und Datenpflege 
• Terminvereinbarung 
• Erstellen von Präsentationen 

Buchhaltung 

• Erstellen und Versenden von Rechnungen 
• Kontrolle der Zahlungseingänge 
• Anfordern von fehlenden Belegen 

Marketing 

• Betreuung von Social-Media-Kanälen 
• Schreiben und Lektorieren von Texten 
• Grafikgestaltung 
• Pflege von Websites 
• Richtige Anwendung von KI im Marketing 

Events 

• Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen 
• Versenden von Einladungen 
• Erstellen von Programmabläufen 

Kundenservice 

• Beantworten von E-Mails 
• Einrichten von Chatbots im Kundenservice 

Private Aufgaben 

• Reiseplanung und -buchung 
• Terminvereinbarung 
• Online-Einkäufe für z. B. Geschenke 

Wer braucht virtuelle Assistent:innen?

Egal ob Start-ups, KMUs oder Selbstständige: Verschiedene Unternehmensgrößen sowie Einzelpersonen profitieren von einer Zusammenarbeit mit virtuellen Assistent:innen. 

Auftraggebende können so zeitaufwendige Aufgaben auslagern und sich wieder mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. 

Zum Beispiel ist bei Start-ups und jungen Unternehmen oft die Zeit knapp – gerade in der Gründungsphase. Eine virtuelle Assistenz kann administrative und organisatorische Aufgaben übernehmen, sodass sich die Gründer:innen auf den Aufbau ihres Unternehmens konzentrieren können. 

Aber auch etablierte Firmen können virtuelle Assistent:innen als Unterstützung einstellen. Sie entlasten beispielsweise bei der Planung von Meetings, der Bearbeitung von E-Mails oder der Erfassung sowie Pflege von Daten. 

Welche Vorteile hat die Tätigkeit als virtuelle Assistenz?

Flexibles Arbeitsumfeld 

Oft sind virtuelle Assistent:innen selbstständig tätig, was ihnen ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht. 

Aber auch als Angestellte in Unternehmen kann eine virtuelle Assistenz von einer flexiblen Arbeitszeit profitieren. Denn: Immer mehr Arbeitgebende bieten flexible Arbeitszeitmodelle für eine bessere Work-Life-Balance an. 

Vielfältige Aufgaben 

Als Virtual Assistant unterstützen Sie Unternehmen bei verschiedenen Aufgaben. Die Arbeit ist somit abwechslungsreich. Auch bietet es Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Fähigkeiten zu erweitern oder neues Wissen zu erlernen. 

Nebenberuflicher Einstieg 

Wer sich für die Tätigkeit als virtuelle Assistenz interessiert, kann dies zunächst als Nebenbeschäftigung ausüben – zum Beispiel, um neben dem Haupteinkommen etwas dazuzuverdienen. 

Wie viel verdienen virtuelle Assistent:innen?

Es gibt keine allgemeine Antwort darauf, wie viel eine virtuelle Assistenz verdienen kann. 

So spielt es eine Rolle, ob Sie die Tätigkeit selbstständig oder angestellt ausüben. Während Freiberufliche meist nach einem Stundensatz oder Pauschalpreisen abrechnen, erhalten Angestellte ein festgelegtes Monats- bzw. Jahresgehalt. 

Außerdem hängt der Verdienst von weiteren Faktoren ab, wie individuellen Erfahrungen und Fähigkeiten sowie der Branche des jeweiligen Unternehmens. 

Virtuelle Assistenz werden: So gelingt der Einstieg

Welche Voraussetzungen brauchen Sie als Virtual Assistant? 

Grundsätzlich brauchen Sie keine speziellen Voraussetzungen. Es gibt also keine zwingende Ausbildung oder ein festgelegtes Berufsbild. 

Allerdings gibt es einige Fähigkeiten, die Ihnen den Einstieg erleichtern: 

• Ein sicherer Umgang mit Laptop bzw. PC und Internet ist entscheidend, da Sie hauptsächlich online arbeiten. 

• Erste Erfahrungen aus ähnlichen Assistenz- oder Büropositionen können vorteilhaft für den Einstieg sein. 

• Ein gutes Verständnis verschiedener digitaler Tools hilft Ihnen dabei, schnell in den Arbeitsalltag zu starten. 

• Je breiter Ihr Wissen und Ihre Fähigkeiten in unterschiedlichen Bereichen, desto attraktiver sind Sie für potenzielle Arbeit- bzw. Auftraggeber:innen. 

• Als virtuelle Assistenz arbeiten Sie oft eigenverantwortlich und müssen Ihre Aufgaben selbstständig einteilen. Eine hohe Selbstorganisation ist daher besonders wichtig. 

Wie können Sie sich als virtuelle Assistent:innen weiterbilden? 

Um als virtuelle Assistenz langfristig erfolgreich zu sein, sollten Sie sich weiterentwickeln und neue Fähigkeiten erlernen. 

Eine gute Möglichkeit dafür ist die Teilnahme an Weiterbildungsangeboten und Fachveranstaltungen. Hier können Sie nicht nur neues Wissen erwerben, sondern sich auch mit anderen Fachleuten austauschen. 

Was wir Ihnen empfehlen können: Die Assistenz-Tagung 2025 der Akademie Herkert am 22. Oktober 2025 in Wien. 
Die Tagung bietet Ihnen: 

• Aktuelle Themen & Expertenwissen im Office-Management 

• Praxisnahe Inhalte durch konkrete Beispiele und die Möglichkeit, individuelle Fragen zu stellen 

• Interaktiver Austausch mit Expert:innen und Kolleg:innen 

• Effiziente Weiterbildung für Ihren Arbeitsalltag 

Nutzen Sie diese Chance und erlernen Sie wertvolles Wissen, um Ihre Rolle als Assistenz noch effizienter und souveräner zu gestalten. 

Alternative Option: Ihr Start in die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz

Häufig arbeiten virtuelle Assistent:innen nicht in einer Festanstellung, sondern auf selbstständiger Basis. Wenn auch Sie sich für diesen Weg interessieren, sind einige Punkte bei der Gründung in Österreich zu beachten. 

• Rechtsform: Meist wird ein Einzelunternehmen gegründet. Allerdings können Sie sich auch mit anderen Personen zusammenschließen. Die passende Rechtsform hängt somit von Ihrer individuellen Situation ab. Holen Sie sich hierzu eine fachkundige Beratung (z. B. WKO zu Unternehmensgründung oder Steuerberater:innen). 

• Gewerbe: Grundsätzlich müssen Sie für die selbstständige Tätigkeit als virtuelle Assistenz ein Gewerbe anmelden. Welche Gewerbeberechtigung Sie dafür benötigen, hängt von Ihren angebotenen Leistungen ab. Auch hier empfiehlt es sich, entsprechende Beratungsstellen aufzusuchen.

Nach der Gründung geht es darum, erste Aufträge zu finden. 

Nutzen Sie dafür Online-Jobbörsen oder spezielle Plattformen für Freiberufliche, um offene Stellen zu suchen. 

Ebenfalls können Sie auf Ihr eigenes Netzwerk zurückgreifen und sich bei Bekannten, Freund:innen oder ehemaligen Arbeitskolleg:innen umhören. Häufig ergeben sich auf diesem Weg bereits erste Aufträge oder Empfehlungen. 

Häufig gestellte Fragen 

Welche Tools erleichtern die Arbeit als virtuelle Assistenz?

Da virtuelle Assistent:innen überwiegend online arbeiten, sind digitale Tools ein wichtiger Bestandteil ihres Arbeitsalltags. Je nach Aufgabenbereich kommen unterschiedliche Anwendungen zum Einsatz. Dazu gehören z. B. Projektmanagement-Tools, Lösungen für Terminabstimmungen oder Kommunikationstools. 

Ist eine virtuelle Assistenz eine KI?

Nein – eine virtuelle Assistenz ist eine reale Person, die Unternehmen bei verschiedenen Aufgaben unterstützt. 

Im Gegensatz dazu steht der Begriff virtueller KI-Assistent. Dabei handelt es sich um eine Software, die auf Künstlicher Intelligenz basiert und automatisiert Aufgaben übernimmt – etwa durch Chatbots, Sprachassistenten oder Tools wie ChatGPT.

Was sind die größten Herausforderungen für virtuelle Assistent:innen?

Die größten Herausforderungen für virtuelle Assistent:innen sind das effiziente Zeit- und Aufgabenmanagement, die Anpassung an ständig wechselnde digitale Tools und die Aufrechterhaltung einer strukturierten Selbstorganisation. 

Mit der richtigen Herangehensweise und passender Weiterbildung können Sie diese Herausforderungen jedoch meistern und erfolgreich als virtuelle Assistenz durchstarten.